İş sözleşmesinin akdedilmesi ile başlayan işçi- işveren ilişkisi, pek çok kez karşılaştığımız üzere, iki tarafın uzlaşısı ile ve barış ortamında sona ermeyebilmektedir.
Bu halde, süreç çoğunlukla yasal zeminlere taşındığından, tarafların eylem ve işlemlerini ispat edebilmeleri hayati önem taşımaktadır.
Özellikle bordroların ve hesap pusulalarının elektronik ortamda tutulması, imzalanması, iş koşullarında değişiklik bildirimleri, ihtarlar ve fesih ihbarlarının gerçekleştirilmesinde belgelendirme ve delil oluşturma işverenlerin özellikle dikkat etmesi gereken hususlardır.
Ücret Bordroları ve Hesap Pusulaları Bakımından Tebligat Zorunluluğu
İş Kanunu’na göre; İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır.
Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir.
Benzer olarak, otel, lokanta, eğlence yerleri ve benzeri yerler ile içki verilen ve hemen orada yenilip içilmesi için çeşitli yiyecek satan yerlerde “yüzde” usulünün uygulanması halinde; işçiye aktarılacak yüzdesel tutarların İşveren veya işveren vekili tarafından eksiksiz olarak işçilere dağıtıldığının belgelenmesi gerekecektir.
Yukarıdaki yükümlülüklerin ihlali halinde ise, işlem başına, 2020 yılı için 1.050,00 TL TL idari para cezası öngörülmüştür. ( İş Kanunu m. 102/b)
Ödemelerin banka kanalıyla yapılması durumunda ücret bordrolarında ve hesap pusulalarında işçinin imzasını yer alması zorunlu değildir. Yine de, imzalı bordrolar bakımından işçiye ücretin ödenmiş olduğu yönünde karine yaratılmakta olduğunu vurgulayan Yargıtay ilamları da bulunmaktadır. Nitekim, 18.11.2008 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan ‘Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik’ açıkça, 5 ve daha fazla işçi çalıştıran işyerlerinde, her nevi ücret ödemelerinin bankalar kanalıyla yapılması gerekeceği hususunu açıkça öngörmüştür.
Bu zorunluluğa aykırı hareket edilmesi ise yine İş Kanunu 102-1-a uyarınca – 2020 yılı için- her işçi ve her ay için 289 TL idari para cezası yaptırımına tabi kılınmıştır.
İş Süreçlerine İlişkin Tebligat Gerektiren Haller Bakımından Tebligat Zorunluluğu
İşçinin genel performans düşüklüğü, işe akdinin başında taahhüt ettiği yetkinliklerine aykırı hareket etmesi, devamsızlıkları, mesai arkadaşları ile olan uyum sorunları gibi hallerde işçiden savunma alınması gerektiğinde yahut çalışma koşullarında meydana gelen değişikliklerin bildirilmesi, iş akdinin feshi gibi hallerde de işçiye tebligat yapıldığının belgelenmesi zorunluluğu karşımıza çıkmaktadır.
KEP ve E-Tebligat Uygulaması ve Kazandırdıkları
Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır. KEP, bilinen elektronik postaya ilave olarak elektronik postanın;
- Göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği,
- Alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı,
- Alıcısı tarafından okunup okunmadığı ve
- İhtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi
ile ilgili delil hizmetlerini sunan bir sistemdir.
Kayıtlı Elektronik Posta hesabı aşağıda verilen link üzerinden başvurulacak Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarından temin edilebilir:
Esasen, kayıtlı elektronik posta sistemine ilişkin düzenlemelerde kullanıma ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin “Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma“ başlıklı 7’nci maddesi uyarınca anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır. Bu hüküm gereği, tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin (anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin) KEP hesap sahibi olması zorunludur.
Sadece alıcı olarak KEP hesabını kullanacak olan kullanıcıların elektronik imza sahibi olması gerekmemektedir. Bu nedenle, çalışanları adına KEP hesabı açılmasını tercih edecek işverenlerin, bu hususu salt işveren tarafından gönderilecek tebligatların resmi olarak ulaşmasını teminen oluşturmaları mümkündür.
Böylece, ileriki süreçlerde yargıya konu olabilecek yahut iş müfettişliği nezdindeki denetimlerde kullanılabilecek önemli, resmi ve tamamen güvenli bir delil sistemi yaratılmış olacaktır.
Av. Ceren Tekin
